Politique de confidentialité

AuraScribe Inc. (« AuraScribe », « nous ») exploite une plateforme de documentation clinique qui aide les professionnels de la santé autorisés du Québec à documenter les consultations, générer des notes, gérer les communications et soutenir la facturation à la RAMQ. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels et les renseignements de santé protégés (RSP), conformément à la Loi 25 du Québec et à la LPRPDE (PIPEDA).

1. Qui nous sommes et portée

AuraScribe Inc. (numéro d'entreprise du Québec / NEQ 1182350810) exploite la plateforme AuraScribe. Deux rôles : pour les renseignements de santé d'un patient, le professionnel traitant en est le détenteur responsable et AuraScribe agit comme fournisseur de services (sous-traitant) ; pour les renseignements du compte du professionnel, AuraScribe est l'entreprise responsable.

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements du professionnel (compte) : nom, courriel, téléphone, spécialité, numéro de permis, adresse de la clinique, signature, profil de facturation RAMQ, données d'authentification.

Renseignements de santé du patient que vous saisissez : nom, NAM (numéro d'assurance maladie), date de naissance, sexe, coordonnées et adresse ; contenu clinique (transcriptions, notes SOAP, allergies, médicaments) ; et, si les fonctions de communication sont utilisées, enregistrements et transcriptions d'appels et renseignements d'accueil.

Renseignements techniques : adresse IP, appareil/navigateur, et un journal d'accès (masqué de façon à ne pas contenir d'identifiants de santé) indiquant qui a consulté ou modifié quel dossier et quand. Ces renseignements ne sont jamais vendus.

3. Finalités de la collecte

Nous traitons les renseignements uniquement pour : fournir les fonctions de documentation, transcription, génération de notes, communication, rendez-vous et soutien à la facturation RAMQ ; authentifier et sécuriser les comptes ; maintenir le journal d'audit ; respecter nos obligations légales ; et, sur consentement distinct, les communications sur le service. Nous limitons la collecte au nécessaire.

4. Consentement

Un renseignement de santé est sensible et exige un consentement exprès et éclairé. AuraScribe bloque techniquement la transcription tant que le consentement du patient n'est pas enregistré ; une dérogation d'urgence est permise mais journalisée. À titre de professionnel traitant, il vous incombe d'obtenir et de documenter le consentement du patient. Le consentement peut être retiré en tout temps.

Mineurs : pour un patient de moins de 14 ans, le consentement est donné par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur, sauf lorsque la loi permet au mineur de consentir seul à ses soins.

5. Lieu de traitement — résidence des données

Les renseignements de santé sont conservés et traités au Canada. La génération de notes s'effectue sur Google Cloud Vertex AI dans la région de Montréal (Québec) ; un garde-fou strict empêche le démarrage de l'application si cette région n'est pas configurée. La reconnaissance vocale clinique s'exécute sur un moteur auto-hébergé au Canada (OVH) et ne bascule pas vers un service étranger.

Exception divulguée — Léa (téléphone) : l'assistant vocal téléphonique Léa (optionnel) est limité aux rendez-vous, aux horaires, à la disponibilité et aux renseignements généraux ; il ne divulgue aucun renseignement médical à un appelant et suit le protocole de la clinique. L'audio en direct transite par un service vocal infonuagique aux États-Unis (Deepgram Voice Agent) et son fournisseur d'IA (Google Gemini), car une IA vocale en temps réel doit comprendre l'audio pour répondre. Minimisation importante : Léa ne demande jamais et ne traite jamais le numéro d'assurance maladie (NAM) au téléphone — l'appelant est identifié par son numéro de téléphone, et le NAM est recueilli plus tard par une personne de la clinique, au Canada. Seuls l'audio en transit et des transcriptions temporaires sont concernés — aucun dossier stocké n'est envoyé aux États-Unis, et l'audio n'est pas conservé au-delà de l'appel. Les appelants sont informés que l'appel est assisté par IA. Un chiffrement de bout en bout est impossible pour cette fonction par conception. Ce transfert est encadré par une évaluation d'équivalence (art. 17 de la Loi 25) et une entente de traitement interdisant tout usage secondaire. Tous les autres RSP demeurent au Canada.

• Fournisseur IA/infonuagique canadien (Montréal)
• Moteur vocal canadien auto-hébergé (OVH)
• Fournisseur de téléphonie (métadonnées et enregistrements d'appels)
• Fournisseur de courriel transactionnel (adresses seulement — aucun RSP)

6. Protection — mesures de sécurité

Les renseignements de santé sont chiffrés au repos par AES-256-GCM et transmis par des canaux chiffrés (HTTPS/WSS). L'accès est fondé sur les rôles et cloisonné : une clinique ou un professionnel solo ne peut voir les données d'une autre. Tout accès, modification ou exportation est inscrit dans un journal d'audit inviolable, chaîné par hachage, qui détecte toute altération. Certains champs du compte professionnel (nom, téléphone, spécialité, permis, adresse, signature) sont conservés de façon sécurisée mais ne sont pas chiffrés au niveau du champ comme les RSP du patient.

7. Durée de conservation

Les notes cliniques finalisées et acceptées par le professionnel font partie du dossier médical permanent et sont conservées selon vos obligations légales (Règlement du Collège des médecins du Québec : au moins 10 ans à compter du dernier acte, et pour un mineur jusqu'à 10 ans après sa majorité). AuraScribe ne purge pas automatiquement les notes finalisées.

Données transitoires purgées automatiquement : enregistrements et transcriptions d'appels téléphoniques (365 jours) ; dossiers de demandes relatives aux droits (365 jours) ; journaux de décisions IA (365 jours) ; registre des incidents (7 ans). L'audio brut et les ébauches non acceptées sont transitoires.

8. Intelligence artificielle et décisions automatisées

AuraScribe utilise l'IA pour assister la documentation (ébauches de notes, suggestions de codes RAMQ, réponses cliniques). Le résultat de l'IA est une ébauche qui exige votre révision ; elle ne prend aucune décision finale à l'égard d'un patient. Chaque note assistée par IA est consignée avec le modèle et un état de révision humaine. Conformément à la transparence des décisions automatisées (Loi 25), vous êtes informé de l'usage de l'IA et conservez le droit de réviser, corriger ou rejeter tout résultat. AuraScribe n'est pas un dispositif médical de diagnostic.

9. Vos droits

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez accéder à vos renseignements, les rectifier, retirer votre consentement, demander l'anonymisation/suppression et la désindexation, et recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité). Nous répondons dans les délais prévus (généralement 30 jours). Une suppression approuvée anonymise en place les renseignements du patient dans tous les magasins de données, en ne conservant que ce que la loi exige.

10. Incidents de confidentialité

AuraScribe tient un registre des incidents de confidentialité et exécute une détection automatisée sur le journal d'audit. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées, prenons des mesures pour réduire le risque, et consignons l'incident au registre (tenu 7 ans, mis à la disposition de la Commission sur demande). Lorsque le cadre de Santé Québec s'applique, nous l'avisons également par écrit sans délai.

11. Plaintes et recours

Pour toute préoccupation, écrivez à notre responsable (section 13). Vous pouvez aussi porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, lorsque la LPRPDE s'applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

12. Gouvernance, EFVP et modifications

Nous maintenons des politiques encadrant le traitement et la protection des renseignements, et réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout traitement présentant un risque important. Nous pouvons modifier la politique ; en cas de changement important, la version et la date sont mises à jour et votre acceptation est demandée avant la poursuite de l'utilisation.

13. Contact — Responsable de la protection des renseignements

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez AuraScribe Inc. est Salah Taileb.

• Courriel : [email protected]
• Téléphone : 450 987-4710 · 438 686-0749
• Adresse : 70, rue de la Cour Villeneuve, Charlemagne (Québec) J5Z 4Y3, Canada